Antes de entrar a analizar los ámbitos en los que se desarrolla la negociación y las diferentes técnicas, es necesario definir lo que entendemos por negociar.
Negociar es el proceso por el cual dos o más partes, con objetivos inter-dependientes y coincidentes en parte, intentan llegar a un acuerdo que les permita alcanzar dichos objetivos de la forma más beneficiosa.
Por lo tanto, la primera condición en una negociación es que existan dos o más partes. No hay negociación si no hay más de una parte.
La segunda condición es que dichas partes tengan interdependencia en sus objetivos; esto presupone que ninguna de las partes será capaz de alcanzar su objetivo sin la otra. Esta es una condición indispensable. Si no hay una interdependencia, no será una negociación, será una imposición de una parte sobre la otra.
La tercera condición es que dichos objetivos tengan una parte coincidente (no es necesaria la coincidencia al ciento por ciento). Esto indica que debe existir una zona de conflicto que es donde debe intervenir la negociación.
La cuarta condición es la intencionalidad de llegar a un acuerdo. Solo se produce negociación cuando las partes implicadas poseen un interés real en alcanzar un acuerdo.
Por último, la negociación requiere que las partes inmersas en la misma quieran alcanzar un beneficio, ya que si no estamos hablando de sumisión y no de negociación.
ÁMBITOS EN LOS QUE ES NECESARIA LA NEGOCIACIÓN
Existen dos ámbitos en los que es necesaria la negociación, y estos son la intra-organización y la extra-organización.
La intra-organización se refiere a todas las negociaciones que día tras día debemos entablar con las diferentes partes de nuestra misma empresa.
Las organizaciones son sistemas socio técnicos, esto significa que se componen de recursos, tecnología, materiales, capital, procesos, actividades, maquinaria, etc, pero también se componen de personas que se relacionan consigo mismas y con su trabajo, y consigo mismas y con los demás.
Esto hace que dentro de una misma área organizativa existan personas que posean objetivos inter-dependientes que aúnen lo personal con lo profesional y que para conseguirlos deban negociar con otros actores de la misma área.
De la misma forma, esto sucede de equipo a equipo; es decir, se forman equipos que van a tener objetivos cuya materialización dependerá no solo de ellos sino también de otros equipos en la empresa, por lo que va a existir una negociación.
EL PROCESO NEGOCIADOR Y SUS TÉCNICAS
Aunque evidentemente cada negociación es un mundo y requiere habilidades y reacciones diferentes, sí que es posible seguir un guion básico que nos guía por el transcurso del proceso negociador.
Etapas del proceso negociador y técnicas para cada una de ellas:
1) Análisis de la situación: lo primero que debe hacer todo negociador es saber si realmente es necesario ir a una negociación, por qué y con quién hacerlo. Esto supone que debemos conocer cuál es el gap que nos lleva a tener que negociar para cubrirlo, quiénes son los posibles actores con los que podemos negociar y estudiar bien a esos actores para saber qué esperarán ellos de la negociación y cómo la van a afrontar. Es básico conocer casi al 100% a nuestro rival negociador para no dar paso a la improvisación. Esto supone conocer su gap para saber cuál es nuestro poder. En esta parte definimos qué poder tienen sobre nosotros de negociación y qué poder tenemos nosotros.
2) Selección de objetivos: muy importante. Para cualquier negociación han de haberse fijado una serie de objetivos que deseamos lograr. Además, debemos intentar tener la empatía suficiente para saber qué objetivos puede pretender lograr la otra parte. Aquí aparece el concepto de la línea roja, esto significa marcar el límite bajo el cual no estamos dispuestos a aceptar nada y que si sobrepasa provocará la ruptura de negociación. La línea roja es liberadora; el saber que hay un límite por debajo que no debemos sobrepasar nos hace sentirnos libres para negociar sabiendo que siempre tendremos el poder de retirarnos.
3) Primeros contactos: en esta etapa se incluye desde la primera llamada hasta los primeros temas que tratamos en la reunión de negociación. En el momento de la convocatoria a la otra parte se debe dejar claro cuál es el fin de la reunión, de qué se va a tratar, pero no ser excesivamente explícito y no desvelar nunca nuestras intenciones.
4) Localizar el gap: una vez que ya estamos en el terreno donde vamos a negociar, hemos de localizar o confirmar el gap de la otra parte. Esta fase es fundamental pues nos confirmará qué poder tenemos sobre la otra parte y cómo debemos enfocar la presentación del producto o servicio. Para ello se pueden emplear la técnica del abanico, que consiste en desplegar una batería de preguntas relacionadas con un tema que van delimitando el lugar del gap de la otra parte.
5) Detectar señales que invitan a negociar: una vez hemos repreguntado y localizado el gap, es probable que la otra parte muestre señales como por ejemplo lanzarse a hacernos preguntas sobre el tema localizado, dar más información de lo normal, comenzar a hablar de forma continua, moverse físicamente y mostrar cierta ansiedad. Esto indica que es el momento de negociar.
6) Aclarar las fuentes de poder: en este momento, nosotros hemos conseguido el poder de la negociación, pero hemos de ser conscientes de cuáles pueden ser las fuentes de poder en ese momento. El tiempo que tenga el cliente para alcanzar un acuerdo, las distintas opciones del mercado, la necesidad real, todo ello marca el que en cualquier momento podamos perder el poder y las posibilidades de triunfar.
7) Mostrar el abismo: esto supone poner al cliente ante el abismo de no cerrar su gap. Hay que dibujarle escenarios en los que vea que si no soluciona su problema tendrá una serie de consecuencias que le señalaremos. Esto aumentará nuestro poder y la ansiedad de la otra parte.
8) Ofrecer soluciones: mostrarse como una opción para solucionar ese gap. Emplear conectores. Esto supone preguntar sobre ese gap y luego ofrecer respuestas con nuestra oferta.
9) Escuchar y tratar objeciones: la siguiente parte es que la otra parte nos mostrará objeciones porque siempre existe un miedo al compromiso. Hemos de distinguir las verdaderas (puede que no tenga posibilidad de decisión, que no haya fondos, que no pueda romper compromisos adquiridos) o falsas (no le ha logrado interesar y nos da evasivas).
10) Cierre de acuerdos: si la negociación ha superado estas etapas, nos encontraremos con el momento del cierre. Si hemos negociado bien, hasta este momento no habremos hecho concesiones, o las que hemos hecho son realmente menores y de poca importancia.
11) Despedida: en la despedida se cierra el bucle abierto en la primera fase de presentación. Se vuelve a retomar un tema de fuera de la negociación. Nunca volver a hablar de lo relacionado con lo negociado.
12) Archivo de experiencias: es fundamental archivar las experiencias de negociación para no repetir errores.
13) Entrar en el terreno a negociar: si los que vamos a proponer la entrada en el tema somos nosotros, debemos entrar con una cierta humildad y con una estrategia del no, es decir, podemos comenzar con la frase “No sé si lo que le voy a contar le interesa, si es así, me lo dice y pasamos a otra cosa…” por ejemplo, ya que nos sitúa en un plano de poder por tener información que el otro no posee y despertamos su interés.
BIBLIOGRAFIA
°http://formatalent.com/que-significa-negociar-como-eficazmente/ °http://www.gestiopolis.com/que-es-negociacion-tipos-etapas-y-tecnicas-efectivas/ °http://www.significados.com/negociacion/